17 דצמבר 2006
לכבוד: ועד מקומי אלוני אבא
הנידון: פעילות ועדת ביקורת
ועדת הביקורת לוועד מקומי אלוני אבא בהרכבה החדש (דרור קדרון, ינאי עוזיאל, אורן נוף, אפי קידרון), מתחילה את פעילותה בימים אלה.
אנו שואפים לכך שפעולת הוועדה תתרום לשיפור התהליכים הקיימים כתוצאה מהחלטות הוועד המקומי ולרווחת תושבי המושב. בכוונתנו לערוך ביקורת בונה על מנת לשפר ולא על מנת ’לערוף ראשים‘ ואנחנו תקווה כי הוועד המקומי ישתף פעולה ויעריך את עבודת הוועדה, למען כולנו.
אנו מזמינים את הוועד להעלות נושאים לביקורת ולבדיקה.
אנו קרבים לסוף שנת 2006. עד תום רבעון ראשון, אנו נגיש את הדו“ח הראשון של הוועדה כמתחייב על פי כתב המינוי מהמועצה.
הדו“ח יכלול בדיקה של שלושה נושאים עיקריים:
- בדיקת החלטות הוועד המקומי השנת 2006, החלטות מול ביצוע. לצורך כך נבקש מהוועד:
א. פרוטוקולים של כל ישיבות הוועד בשנת 2006.
ב. רשימת כל ההחלטות שהתקבלו.
ג. ישיבה עם מזכירת הוועד על מנת לעבור על ביצועי ההחלטות.
- בדיקת תקציב מול ביצוע של שנת 2006. לצורך כך נבקש מהוועד:
א. תקציב מקורי של 2006.
ב. דו“ח הוצאות מול ביצוע.
ג. בדיקת טפסי חשבון הבנק של הוועד לצורכי אימות הדוחו“ת.
ד. פגישה עם רואה החשבון ומזכירת הוועד על מנת לעבור על הדוחו“ת.
- בדיקת חשבונות הוועד, בצורה מדגמית בלבד, על מנת לבדוק תהליכי תשלום. לצורך כך נבקש מהוועד:
א. טפסי חשבון הבנק של הוועד לשנת 2006.
ב. ספרי קבלות ותשלומים. לצורך המידגם נבחרו שלושה נושאים בתקציב לבדיקה:
i. סעיף אחזקת מבני ציבור
ii. סעיף מינהל
iii. כבישים ומדרכות
ג. ישיבה עם מזכירת הוועד על מנת לקבל הבהרות.
יש לציין כי בנוגע לסעיף 2, ניתן לאחרונה למזכירת הוועד כלי (קובץ excel) לניהול שוטף של הוצאות הוועד על מנת לייעל את תהליך ניהול התקציב בעתיד ולהפיק דוחות בכל רגע נתון. מוסכם כי הכלי ייכנס לשימוש ב 1 בינואר עבור תקציב 2007.
על מנת שנוכל להגיש את הדו“ח בלוח הזמנים שנקבע, אנו מבקשים את שיתוף הפעולה המלא של הוועד לגבי הנ“ל.
בכבוד רב,
ועדת ביקורת
אלוני אבא